印刷企業在管理中出現的很多問題需要實施標準操作程序來解決。許多企業都有為數不少的操作程序，但一些做法值得商榷。在此，提出以下三點供印刷企業管理層參考。
1.是否要對客戶印刷文件進行校對和修改
印刷企業需要做出決定要不要對稿件內容進行校對，并且處理所發現的問題。我們經常看到印刷操作人員在校對pdf文件中的語法和拼寫錯誤。有人調查了20家印刷企業，詢問他們的印前部門是否應該校對文件，得到的回應非常復雜。有些人認為，查找印刷文件的錯誤和失誤對客戶來講具有負面影響，而有些人認為客戶會對此予以贊揚。很多印刷操作人員在校對方面有豐富的經驗，有的說，客戶感謝他們所查出的文件上的一個錯誤電話號碼，當被問到如何找到這個錯誤，他們的回答是，車間操作人員會查看每一個數字，以確認它是否正確。例如，文中列出的每個網址都要進行檢查，這樣做能發現很多錯誤。還有一家印刷企業找出的問題是二月份的日歷上出現了31天。需要記住的是，如果客戶沒有書面確認千萬不要做改動。當然，也有不少印刷企業覺得客戶所提供的pdf文件不在其審讀的責任范圍之內。
2.是否需要印刷機操作人員檢查印刷文件，以確保客戶已作修改
有些印刷企業認為印前車間非常繁忙，為確保所有的客戶請求都做了更改，就讓印刷機操作人員檢查ok樣張與打樣樣張是否相同，以及客戶請求的改動是否完成。這樣的做法其實非常不妥。在印刷準備工作完成后，停下機器來檢查文件，是一種成本極其昂貴、浪費巨大的做法。印刷機操作人員的工作就是開印刷機，而不是檢查印前工藝環節所造成的遺漏，既然如此，為什么要停下小時成本很高的印刷機呢？
3.是否制定災難恢復計劃
洪水、臺風、地震、火災、人為破壞……面對隨時可能發生的各種災難，你的企業準備好了嗎？火災保險在哪里？工廠物資和設備的庫存清單在哪里？有沒有每件設備的照片，型號和序列號的記錄？員工的家庭電話號碼清單在哪里？這些文件是放在工廠里面還是工廠外面？要想在災難過后繼續生存下來，企業必須及早制定災難恢復計劃，并且很好地傳達給全體管理人員及主要雇員。
最后一點，企業的所有文檔包括印前文件，都做好備份了嗎？它們需要放在“千里之外”的安全地點。
（本文作者為北京印刷學院副教授）


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