目前，在英國，每個辦公室職員平均每年至少要消耗掉1萬張紙用于打印。而采用最新技術則能有效減少人們辦公所產生的碳足跡。一些軟件，例如派圖公司的像素優化技術，能夠在不影響印刷質量的前提下，通過降低像素來節約油墨和碳粉。
打印管理改善碳足跡
所謂打印管理服務，就是將一個公司的打印業務全部外包給一個經驗豐富的第三方來完成。比如說施樂公司，能根據客戶的各方面需求設計出一個最佳的打印系統。通過制定出一個適用于所有打印設備和工作流程的策略，企業可以更有效率地監控打印輸出，減少浪費以及規范員工的一些不良行為。
通過對每個部門、團隊甚至是每一個人的打印輸出進行分析，企業可以更好地調節各部門的資源配置從而提高工作效率。通過減少不必要的輸出和浪費，企業還可以減少紙張的消費量、節約能源，并改善企業的碳足跡。
據施樂公司估算，他們與英國電信公司聯合推出的打印管理服務至少能幫助客戶減少50%的碳足跡。在2012年，打印管理服務給環境帶來的成果相當于在馬路上停駛了30.4萬輛汽車，其節約的電能可供23萬個家庭使用一年。
文件管理節省空間
電子文件管理系統是一種能將文件以數字格式儲存的軟件。它實際上是一個數字化的文件夾或文件柜，能減少人們對有形資產和紙質復印文件的需求。
有些電子文件管理系統會將文件以圖片的形式存儲起來，還有一些則具有光學字符識別功能，從而將掃描到的文件轉變成可編輯的文本格式。這種軟件相當于一個數據庫，能讓用戶通過關鍵詞對文件進行搜索和分類。
從環境保護的角度來看，電子文件管理系統能夠減輕打印部門的壓力，并大幅降低紙張的用量。此外，它還能幫企業節省大量空間，減少人們對文件柜的需求，進而達到節約能源的目的。
綠色印刷軟件促節約
綠色印刷公司(greenprint)等企業開發的綠色印刷軟件能夠顯著提高紙張的使用效率。它可以在將印刷活件發送到印刷機之前去除不必要的圖像或文字，減少紙張浪費。綠色印刷軟件能夠通過減少印刷活件所需要的紙張，最終達到提高生產效率和減少生產成本的目標。
這種分析型的軟件能幫助企業評估印刷數量，挖掘節約成本的機會，并找到最佳的印刷管理方式。此外，用戶還可以用它來分析庫存，找出使用頻率最高和最低的打印設備，從而更加合理地分配打印工作。
還有一些軟件，例如派圖公司的像素優化技術，能夠在不影響印刷質量的前提下，通過降低像素來節約油墨和碳粉。
結合利用數字技術
為了實現環境效益的最大化，企業必須將數字技術與傳統的打印系統有效地結合起來。比如說通過使用顯示器、投影儀和智能手機等設備來降低整體的紙張需求。會議上所使用的材料也可以用電腦和手機來展示，而且修改起來更加快速方便。
現在大熱的云技術也可以用來減少人們對印刷信息的需求。隨著企業文件現在可以進行遠程歸檔，人們也不再需要將所有的東西都放在內部的服務器上了。


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