政府機關多通過內部辦公系統流轉公文。根據國家網絡安全的相關要求，oa系統需要與互聯網隔離。而外出人員在網絡隔離情況下，無法實時給予處理意見，這也是機關行政事務辦理周期冗長的原因之一。借助二維碼存儲信息的原理，結合信息加密技術，可讓工作人員隨時隨地處理公文，并確保公共網絡中信息的安全便捷傳遞。
傳統的文件分發方式是由各單位綜合辦公室人員匯總文件，再根據文件的內容進行分發，這種方式極易導致文件分發人泄露信息。借助二維碼可以存儲信息的原理，可以將公文中的敏感信息通過加密方式存儲在二維碼中，確保敏感信息在分發過程中不可見，而公文指定的閱讀人員只需掃描印刷在公文上的二維碼即可解密內容獲取信息。
政府機關工作人員在撰文過程中，常需要整理和摘錄不同公文的內容，用于政策的梳理和理論的佐證。由于公文發布機關信息化建設參差不齊，難以保障獲取原文電子版的渠道暢通，往往只提供紙件或非可編輯文件參考。工作人員不得不手工摘錄文字，負擔很重。借助二維碼存儲信息的原理，可以將文章的內容或指定官方發布鏈接存儲在二維矩陣中，實現資源隨文件流轉。
政府機關中對公文內容的準確性要求極高，文章轉錄要求與原文只字不差。然而，對于負責內容核校的工作人員來說，實現難度很大。很多有價值的文章無法在第一時間從官方渠道獲取，有些甚至只提供紙質文件。ocr技術雖然可以進行圖文識別，但也只能在一定程度上減輕工作人員手工謄錄的負擔，內容核校仍需要耗費大量人力。借助二維碼存儲信息原理，則可將文章的數字摘要存儲在二維碼中。負責內容核校的工作人員，只需將非官方渠道獲取的內容與原文數字摘要進行對比，就可判斷內容是否一致。
政府機關工作人員每天處理大量公文，一旦出現公文處理不及時的情況，需要追究辦理者的責任。有時，會出現文件分發者與文件實施者相互推諉，難以確定責任情況。借助二維碼存儲信息的原理，則可以進行公文的掃碼流轉，實現公文的傳播溯源。


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