根據(jù)印刷企業(yè)規(guī)模的不同，紙張采購(gòu)的系統(tǒng)和方式也會(huì)有所區(qū)別。對(duì)于規(guī)模比較小的企業(yè)來說，紙張的采購(gòu)一般有老總直接負(fù)責(zé)，其采購(gòu)方式有靈活簡(jiǎn)單、規(guī)模小、批量小等特點(diǎn)；大型印刷企業(yè)則會(huì)有專門的紙張采購(gòu)部門來進(jìn)行系統(tǒng)的紙張采購(gòu)，具有規(guī)模大、批量大、方式規(guī)范等特點(diǎn)。
不論是大型企業(yè)還是小規(guī)模企業(yè)，其紙張采購(gòu)系統(tǒng)總會(huì)或多或少的存在一些共同的問題：
1.紙張偏離準(zhǔn)心
2.采購(gòu)不及時(shí)
3.庫(kù)存偏大
4.采購(gòu)價(jià)格偏高
基于此，有專家提出降低紙張供應(yīng)鏈的幾項(xiàng)方法和措施：
1.供應(yīng)商管理
印刷企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商建立穩(wěn)定的合作關(guān)系。選擇好的供應(yīng)商膠印機(jī)，除了看紙張的品質(zhì)、價(jià)格、賬期之外，還要注重供應(yīng)商的售后服務(wù)、技術(shù)支持與培訓(xùn)等。另外，應(yīng)針對(duì)企業(yè)所需的高、中、低端的紙張，建立2～3個(gè)穩(wěn)定的供應(yīng)商，這樣既可以比較價(jià)格設(shè)備，還可以防止某一供應(yīng)商突然斷貨而影響采購(gòu)。不建立穩(wěn)定的供應(yīng)商，多處詢價(jià)，哪里便宜就在哪里買。這種采購(gòu)方式雖可短期內(nèi)獲利，但長(zhǎng)期如此便會(huì)由于沒有穩(wěn)定的合作關(guān)系而使利益受損，因?yàn)楣?yīng)商不會(huì)對(duì)你忠誠(chéng)流程，等你急需找他要貨時(shí)，便會(huì)出高價(jià)。
2.供應(yīng)商管理
印刷企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商建立穩(wěn)定的合作關(guān)系。選擇好的供應(yīng)商膠印機(jī)，除了看紙張的品質(zhì)、價(jià)格、賬期之外，還要注重供應(yīng)商的售后服務(wù)、技術(shù)支持與培訓(xùn)等。另外，應(yīng)針對(duì)企業(yè)所需的高、中、低端的紙張，建立2～3個(gè)穩(wěn)定的供應(yīng)商，這樣既可以比較價(jià)格設(shè)備，還可以防止某一供應(yīng)商突然斷貨而影響采購(gòu)。不建立穩(wěn)定的供應(yīng)商，多處詢價(jià)，哪里便宜就在哪里買。這種采購(gòu)方式雖可短期內(nèi)獲利，但長(zhǎng)期如此便會(huì)由于沒有穩(wěn)定的合作關(guān)系而使利益受損，因?yàn)楣?yīng)商不會(huì)對(duì)你忠誠(chéng)流程，等你急需找他要貨時(shí)，便會(huì)出高價(jià)。
3.獲取規(guī)模經(jīng)濟(jì)
為獲得折扣，降低運(yùn)輸成本，管理人員可以決定大批量購(gòu)買某一類紙張，如果自身企業(yè)規(guī)模無法達(dá)到優(yōu)惠條件，盡量聯(lián)合就近企業(yè)聯(lián)合定料。為了節(jié)約運(yùn)輸成本和減少儲(chǔ)存成本，盡量選取本地的供應(yīng)商。應(yīng)用這些方法可以將紙張供應(yīng)成本降到最低。
4.提高市場(chǎng)預(yù)測(cè)能力
為了能為不確定的需求提供保障，管理人員應(yīng)該盡可能的搜集市場(chǎng)上的有價(jià)值信息，盡量做到出現(xiàn)市場(chǎng)波動(dòng)時(shí)，對(duì)印刷成本不會(huì)造成太大影響，必要時(shí)可以建立專門的信息采集和分析部門。
5.采購(gòu)流程規(guī)范
大型印刷企業(yè)由于采購(gòu)的紙種較多，采購(gòu)行為變得非常復(fù)雜，如果不建立規(guī)范的制度，會(huì)降低采購(gòu)的有效性。而采購(gòu)人員勞動(dòng)量增大數(shù)碼印刷印后加工，腐敗行為也可能增加，也大大增加采購(gòu)成本。因此，需制定規(guī)范、實(shí)用的采購(gòu)流程，通過制度來管理采購(gòu)，降低采購(gòu)成本。
6.定時(shí)處理庫(kù)存
任何印刷企業(yè)都不可避免會(huì)有一些庫(kù)存，因此定期清理庫(kù)存可以減少資金占用，釋放倉(cāng)儲(chǔ)空間。應(yīng)定期盤點(diǎn)庫(kù)存，合理利用庫(kù)存的舊紙張，將企業(yè)用不著的紙張及早處理或轉(zhuǎn)賣，或切成其他規(guī)格使用加網(wǎng)，完全無法使用的紙張則應(yīng)及早做報(bào)廢處理。


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