信息流和物流對(duì)數(shù)字工作流程的生產(chǎn)節(jié)點(diǎn)和設(shè)備起著串聯(lián)作用，而信息流的形成則通過數(shù)字文件實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，數(shù)字文件也是數(shù)字工作流程組織生產(chǎn)的“原材料”，例如排版、膠片記錄和印版記錄等生產(chǎn)過程都離不開數(shù)字文件，對(duì)數(shù)字印刷系統(tǒng)更是如此。由于文件是數(shù)字生產(chǎn)系統(tǒng)信息流的構(gòu)成要素，因而文件的組織、管理和恰當(dāng)調(diào)用對(duì)數(shù)字工作流程來說越來越重要，正成為印刷和相關(guān)企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的主要手段。
1 元數(shù)據(jù)與可擴(kuò)展元數(shù)據(jù)平臺(tái)
文件管理在很大程度上取決于專業(yè)人員的組織能力和技巧，對(duì)文件的良好組織和管理有助于建立有效的工作流程，但處理不當(dāng)也能導(dǎo)致工作流程產(chǎn)生斷點(diǎn)，以至于生產(chǎn)過程需要調(diào)用時(shí)，數(shù)字文件卻不能到位，或調(diào)用到的文件不完整，甚至有錯(cuò)誤。在建立并執(zhí)行某一項(xiàng)目時(shí)，不僅涉及內(nèi)容的收集和創(chuàng)作，形成與傳播目標(biāo)一致的媒體，也需要重新定位內(nèi)容和媒體的使用目標(biāo)，有用的文件要?dú)w檔，無用文件則要丟棄，某些情況下還得恢復(fù)文件，乃至于涉及文件使用的批準(zhǔn)手續(xù)和修訂等。因此，在數(shù)字工作流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)跟蹤文件以及文件中的有關(guān)內(nèi)容，是每一位專業(yè)工作者面臨的巨大挑戰(zhàn)。
1）元數(shù)據(jù)
眾所周知，元語言是定義語言的語言，以xml最為典型，應(yīng)用十分廣泛，例如jdf就是基于xml的數(shù)字工作流程標(biāo)準(zhǔn)。xml的英文全稱是extensible markup language，譯為可擴(kuò)展標(biāo)記語言，是因特網(wǎng)組織定義的一組規(guī)范，提供給軟件開發(fā)者和文檔制作者在網(wǎng)頁(yè)上組織信息，對(duì)數(shù)字工作流程的操作者來說則可利用xml定義各種標(biāo)記描述文檔中的任何數(shù)據(jù)元素，而對(duì)定義標(biāo)記的數(shù)量沒有限制。
從元數(shù)據(jù)（metadata）與數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)系看，它是定義存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)形式的數(shù)據(jù)，因此可以說元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。更確切地說，元數(shù)據(jù)用于描述數(shù)據(jù)的內(nèi)容和特征，例如數(shù)據(jù)是具體的數(shù)字還是圖形文件。通常，元數(shù)據(jù)可以嵌入到文件內(nèi)，但也可以存放在其他地方，例如保存在數(shù)據(jù)庫(kù)文件和內(nèi)容管理系統(tǒng)中，甚至形成獨(dú)立的文件。
2）可擴(kuò)展元數(shù)據(jù)平臺(tái)xmp
xmp是英文extensible metadata platform的縮寫，由adobe公司提出。xmp技術(shù)以國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)盟（world wide web consortium，俗稱w3c）建立的一系列標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，例如html、xml和css（層疊風(fēng)格單，cascading style sheets）等建議性通用標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)工作流程對(duì)文件管理的更高要求。adobe公司開發(fā)xmp技術(shù)的主要目標(biāo)，是試圖建立一個(gè)工業(yè)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，在平面設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件、文件格式和設(shè)備間共享元數(shù)據(jù)。可見，xmp必然定義為開放式技術(shù)，成為應(yīng)用軟件開發(fā)商和系統(tǒng)集成商的開放資源，可自由使用，使他們能受益于xmp技術(shù)。
本質(zhì)上，xmp是元數(shù)據(jù)語言，或者說是一種標(biāo)記技術(shù)，用于把那些與文件有關(guān)的數(shù)據(jù)嵌入到文件自身內(nèi)。嵌入在文件中的數(shù)據(jù)始終粘連在文件上，隨同文件一起在工作流程、網(wǎng)絡(luò)甚至工作平臺(tái)間流動(dòng)，為管理人員和操作人員提供基礎(chǔ)信息。此外，嵌入在文件中的數(shù)據(jù)不僅可以讀出，也可以在生產(chǎn)過程執(zhí)行期間更新和修改。
xmp具有下述四大主要技術(shù)特征：首先，xmp是可擴(kuò)展的，這意味著用戶可以按自己的特定需要、在某一特定的內(nèi)容管理系統(tǒng)中自定義xmp應(yīng)用；其次，xmp能接納、或者說兼容于已有的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，因而不必重新構(gòu)造應(yīng)用系統(tǒng)；第三，xmp具有普遍適用性和國(guó)際性，支持多種語言；第四，xmp不會(huì)受到特定文件格式的限制，也不受數(shù)據(jù)庫(kù)的限制。因此，xmp為處理數(shù)據(jù)流和簡(jiǎn)化工作流程提供了基礎(chǔ)工具，不僅能在生產(chǎn)過程間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)溝通，查閱、編輯和存儲(chǔ)元數(shù)據(jù)，也能將簡(jiǎn)單文件轉(zhuǎn)換為帶有智能的數(shù)字資產(chǎn)。
3）元數(shù)據(jù)與xmp的關(guān)系
在兩者關(guān)系上，元數(shù)據(jù)是描述（或標(biāo)記）數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，而xmp則是位置在更上層的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能支持各種類型的元數(shù)據(jù)。通過xmp技術(shù)描述的數(shù)據(jù)稱為xmp元數(shù)據(jù)，用于提供與文件屬性有關(guān)的描述性信息，比如文件數(shù)據(jù)量、文件格式、文件建立日期和修改日期，以及其他涉及文件屬性的信息。這類元數(shù)據(jù)會(huì)在creative suite中自動(dòng)體現(xiàn)，而其他描述文件內(nèi)容的元數(shù)據(jù)則由使用者添加，例如檢索圖像文件時(shí)所需的關(guān)鍵詞、作者、標(biāo)題和文件說明等描述性信息。
有了xmp技術(shù)后，所有嵌入在文件內(nèi)的信息就能通過符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的xml語言實(shí)現(xiàn)開放式的訪問。由于xmp與xml有相同的基本特征，即可擴(kuò)展和可自定義，因而使用者能按需要修改數(shù)據(jù)，以符合自己的應(yīng)用需求。對(duì)普通用戶來說，以直接標(biāo)記的方式使用xmp技術(shù)顯然要求太高，但支持元數(shù)據(jù)格式的功能已集成在adobe公司開發(fā)的新版本平面設(shè)計(jì)套裝軟件creative suite中，由photoshopcs、illustratorcs、indesigncs和golivecs四個(gè)應(yīng)用軟件組成，因而使用起來不會(huì)有太大的困難。[next]
2 初始元數(shù)據(jù)
初始元數(shù)據(jù)即文件中的已有元數(shù)據(jù)，或者說是文件生成時(shí)由設(shè)備賦予的元數(shù)據(jù)，取決于文件來源，某些文件內(nèi)很可能已包含了被嵌入的元數(shù)據(jù)。例如，有不少數(shù)字照相機(jī)拍攝時(shí)就在圖像文件內(nèi)部附加了有關(guān)的基本信息，包括圖像寬度、高度、文件格式和拍攝時(shí)間等。此外，某些應(yīng)用軟件也具備在文件中嵌入某些說明文件特征基本信息的能力，比如圖像尺寸、彩色模式和分辨率等，對(duì)此大家已經(jīng)相當(dāng)熟悉了。需要查閱這類信息時(shí)可通過應(yīng)用軟件的file info對(duì)話框或document properties對(duì)話框進(jìn)行，有的操作者甚至還有利用上述對(duì)話框添加某些基本元數(shù)據(jù)的經(jīng)歷。
是否在拍攝結(jié)果中嵌入了元數(shù)據(jù)與數(shù)字照相機(jī)有關(guān)。一般來說，大多數(shù)數(shù)字照相機(jī)在拍攝并生成數(shù)字圖像時(shí)，文件內(nèi)會(huì)嵌入元數(shù)據(jù)，在photoshopcs中打開后即可通過file info對(duì)話框查閱。因此，為了取得對(duì)xmp元數(shù)據(jù)的基本認(rèn)識(shí)，最簡(jiǎn)單的方法是查看那些由設(shè)備自動(dòng)生成的元數(shù)據(jù)，比如啟動(dòng)photoshopcs后打開數(shù)字照相機(jī)拍攝得到的圖像，并通過file菜單中的file info命令打開相應(yīng)的對(duì)話框，就可查閱由數(shù)字照相機(jī)嵌入在文件內(nèi)的元數(shù)據(jù)，它們是與照相機(jī)、拍攝條件和圖像文件等有關(guān)的描述性信息。
在file info對(duì)話框的左側(cè)包含多個(gè)選項(xiàng)卡列表，其中description出現(xiàn)在選項(xiàng)卡列表的頂部。對(duì)數(shù)字照相機(jī)拍攝所得圖像，description子對(duì)話框的各項(xiàng)描述內(nèi)容均顯示為空白，但操作者可以添加諸如文檔標(biāo)題、作者、描述內(nèi)容與作者、關(guān)鍵詞和版權(quán)等信息，因?yàn)閿?shù)字照相機(jī)不可能產(chǎn)生這些信息。
選項(xiàng)卡camera data 1和camera data 2包含的信息是不可編輯的，其中camera data 1子對(duì)話框告知與數(shù)字相機(jī)和拍攝條件有關(guān)的基本信息，比如照相機(jī)生產(chǎn)商、型號(hào)、拍攝時(shí)間、快門速度、光圈、照相機(jī)可使用的最大光圈、等價(jià)的iso感光靈敏度和焦距等，而camera data 2子對(duì)話框提供的信息包括數(shù)字圖像沿水平和垂直方向的像素?cái)?shù)、數(shù)字圖像長(zhǎng)邊的放置方向、圖像在水平和垂直方向的分辨率、描述分辨率使用的計(jì)量單位、以位為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)壓縮比和顏色空間等，對(duì)這些數(shù)據(jù)的描述遵守exif（可交換圖像文件格式，exchangeable image file format）標(biāo)準(zhǔn)，由數(shù)字照相機(jī)自動(dòng)生成。顯然，xmp標(biāo)準(zhǔn)能讀出exif數(shù)據(jù)，且保證文件在工作流程中流動(dòng)時(shí)不會(huì)改變。[next]
3 內(nèi)容元數(shù)據(jù)
xmp元數(shù)據(jù)大體上分成初始元數(shù)據(jù)和內(nèi)容元數(shù)據(jù)兩大類，數(shù)字照相機(jī)自動(dòng)生成并嵌入在圖像文件中的信息是第一類xmp元數(shù)據(jù)的例子，盡管這類元數(shù)據(jù)對(duì)工作流程十分有用，但最合適的文件描述性信息卻來源于操作者，稱為圖像內(nèi)容元數(shù)據(jù)。內(nèi)容元數(shù)據(jù)可以編輯，因?yàn)橹挥胁僮髡卟胖廊绾螠?zhǔn)確地描述圖像。即使數(shù)字照相機(jī)具備在圖像文件內(nèi)自動(dòng)添加xmp元數(shù)據(jù)的能力，某些無法由數(shù)字相機(jī)自動(dòng)生成的數(shù)據(jù)只能由操作者輸入，例如自動(dòng)生成的拍攝參數(shù)不完整而需要補(bǔ)充。在對(duì)文件作歸檔處理時(shí)，內(nèi)容元數(shù)據(jù)將是至關(guān)重要的，對(duì)文件的調(diào)用、搜索和整理也是如此。
以photoshopcs為例，添加內(nèi)容元數(shù)據(jù)的最簡(jiǎn)單的途徑是利用file info對(duì)話框，主要操作平臺(tái)為description和origin兩個(gè)子對(duì)話框，通過description子對(duì)話框可添加的內(nèi)容元數(shù)據(jù)包括document title（文檔標(biāo)題）、author（作者）、description（文檔描述）、description writer（描述內(nèi)容與作者）、keywords（關(guān)鍵詞）、copyright status（版權(quán)狀態(tài)）、copyright notice（版權(quán)聲明）和copyright info url（版權(quán)擁有者的url地址）等，而利用origin子對(duì)話框則可輸入data created（文件建立日期）、city（城市）、state/province（州/省）、country（國(guó)家）、credit（信用）、source（文件來源）、headline（大字標(biāo)題）、instructions（指示信息）transmission reference（與文件傳送有關(guān)的參考信息）和urgency（文件緊急程度）等內(nèi)容元數(shù)據(jù)。上述元數(shù)據(jù)提供與文件屬性有關(guān)的重要信息，且由于這些xmp元數(shù)據(jù)被嵌入在文件內(nèi)，因而執(zhí)行設(shè)計(jì)和生產(chǎn)過程時(shí)很容易訪問。
事實(shí)上，操作內(nèi)容元數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)化方法是建立元數(shù)據(jù)模板，這對(duì)一套需要共享公共元數(shù)據(jù)的文件集合特別適用。在file info對(duì)話框中輸入內(nèi)容元數(shù)據(jù)后，激活advanced子對(duì)話框即可存儲(chǔ)元數(shù)據(jù)模板，此后就能在元數(shù)據(jù)面板上查閱。以photoshopcs為例，顯示元數(shù)據(jù)面板的方法是打開文件瀏覽器，在該面板上也可以輸入或修改內(nèi)容元數(shù)據(jù)。一旦建立了元數(shù)據(jù)模板，模板中保存的元數(shù)據(jù)即可為其他文件共享。此外，對(duì)套裝軟件creative suite來說元數(shù)據(jù)模板也是可共享的，例如photoshopcs建立的元數(shù)據(jù)模板可以在illustratorcs、indesigncs和golivecs軟件中使用，因?yàn)閏reative suite的四個(gè)應(yīng)用軟件均使用同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的file info對(duì)話框。
file info對(duì)話框通過advanced子對(duì)話框的replace（替換）和append（擴(kuò)充）按鈕操作元數(shù)據(jù)模板，前者是忽略文件中的當(dāng)前元數(shù)據(jù)，用新的元數(shù)據(jù)代替已有元數(shù)據(jù)，后者則在保留已有元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上將新的元數(shù)據(jù)擴(kuò)充到當(dāng)前元數(shù)據(jù)模板。此外，元數(shù)據(jù)的替換和擴(kuò)充操作也可通過文件瀏覽器實(shí)現(xiàn)，訪問replace matadata和append metadata功能的途徑是執(zhí)行文件瀏覽器edit菜單中的相應(yīng)命令。
對(duì)某些應(yīng)用領(lǐng)域可能有自定義元數(shù)據(jù)子對(duì)話框的必要，以能提供特殊的附加信息，提高處理元數(shù)據(jù)的靈活性，以滿足專用工作流程對(duì)元數(shù)據(jù)唯一性的要求。例如，設(shè)計(jì)公司和廣告代理商要求建立自己的專有子對(duì)話框，增強(qiáng)文件管理和項(xiàng)目管理能力。用戶的自定義子對(duì)話框稱為專有xmp子對(duì)話框，但需要利用xmp子對(duì)話框創(chuàng)建工具才能實(shí)現(xiàn)，該工具可從adobe公司的網(wǎng)站上下載，或自行編寫，形成稱為custom panel description的文件。
通過文件瀏覽器同樣能查閱、添加和修改元數(shù)據(jù)，但文件瀏覽器包含的功能更多。文件瀏覽器不僅提供元數(shù)據(jù)面板，也包含了關(guān)鍵詞面板。只要選擇了某一文件，則與該文件有關(guān)的元數(shù)據(jù)屬性及其取值即會(huì)顯示在元數(shù)據(jù)面板上。對(duì)文件的描述性信息將出現(xiàn)在標(biāo)記為iptc（國(guó)際報(bào)業(yè)電信委員會(huì)，international press telecommunications council）的名稱下，新聞行業(yè)常利用這一標(biāo)準(zhǔn)類標(biāo)記文件內(nèi)容。現(xiàn)在，由adobe定義的xmp標(biāo)準(zhǔn)支持iptc，使得其他行業(yè)也可利用新聞業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)。
關(guān)鍵詞也是內(nèi)容元數(shù)據(jù)的重要部分，對(duì)關(guān)鍵詞的操作可通過文件瀏覽器的關(guān)鍵詞面板進(jìn)行。為了方便用戶操作，關(guān)鍵詞面板提供三個(gè)默認(rèn)文件夾，它們是events（事件）、people（人員）和places（地方），這些主題往往是指定關(guān)鍵詞時(shí)使用得最普遍的，也容易記憶。人們最能記住的個(gè)人事件已經(jīng)包含在events文件夾內(nèi)，包括生日（birthday）、畢業(yè)日期（graduation）和結(jié)婚日期（wedding）三項(xiàng)。此外，關(guān)鍵詞面板的people和places文件夾中也列出了人名和著名的城市名稱，但適用于西方國(guó)家。因此，為了定義符合我國(guó)國(guó)情的關(guān)鍵詞模板，可采用添加關(guān)鍵詞集合的方法，修改默認(rèn)關(guān)鍵詞，并將修改結(jié)果保存起來。[next]
4 元數(shù)據(jù)交換與ｘｍｐ技術(shù)的跨平臺(tái)應(yīng)用
1）應(yīng)用軟件間的元數(shù)據(jù)共享
前面討論的較多的是如何在photoshopcs中使用xmp技術(shù)，但平面設(shè)計(jì)卻往往涉及多個(gè)應(yīng)用軟件，比如在一個(gè)軟件中建立文件，修改文件則在另一軟件中執(zhí)行，而內(nèi)容合成和最終結(jié)果的提交又需要利用第三個(gè)應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)。考慮到上面這樣的需求，套裝軟件creative suite提供了對(duì)xmp元數(shù)據(jù)的全面支持，即用戶定義的元數(shù)據(jù)標(biāo)簽和輸入的描述信息在文件從該套裝軟件的一個(gè)應(yīng)用程序“旅行”到另一程序時(shí)一起流動(dòng)。
作為通用工作流程的一個(gè)例子，是作品由illustratorcs創(chuàng)建，該作品轉(zhuǎn)到photoshopcs中作柵格化處理或修改，最后再放置到indesigncs中形成打印文檔，或通過golivecs產(chǎn)生web頁(yè)面。在上述工作流程中，團(tuán)隊(duì)操作是必要的，但團(tuán)隊(duì)成員可以在各種操作節(jié)點(diǎn)上充分地利用xmp元數(shù)據(jù)，包括查閱、更新和調(diào)用元數(shù)據(jù)。
2）xmp技術(shù)的跨系統(tǒng)使用
xmp是獨(dú)立于操作系統(tǒng)平臺(tái)的，目前支持mac和windows兩種系統(tǒng)環(huán)境。由于創(chuàng)造任務(wù)的多樣性和設(shè)計(jì)項(xiàng)目的復(fù)雜性，跨應(yīng)用軟件操作在某些情況下已顯得不夠，出現(xiàn)了跨系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)的趨勢(shì)。當(dāng)文件在工作流程中轉(zhuǎn)移時(shí)，元數(shù)據(jù)隨文件一起流動(dòng)，與操作系統(tǒng)無關(guān)，操作者照樣能在不同的系統(tǒng)環(huán)境中查閱、編輯和保存元數(shù)據(jù)。


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